Membuat Paspor Bayi di KBRI Kuala Lumpur (Step by step)

Sebagai warga negara yang cinta negeri Indonesia, pasti kita juga ingin melakukan setiap momen-momen penting di Indonesia. Lebaran, nikahan, dan juga lahiran adalah salah satu momen penting tersebut.

Sayang sekali di zaman covid ini momen-momen di atas terpaksa ditunda dulu, apalagi untuk perantau yang sedang berada di luar Indonesia. Mau memaksa pulang, harus mikir beberapa kali sambil menghitung ongkos yang perlu dikeluarkan pulang-pergi.

Termasuk pada momen lahiran ini, adalah pengalaman baru untuk kami yang pertama kali "lahiran mandiri" tanpa ditemani oleh sanak keluarga di kampung. Proses sebelum dan sesudah lahiran anak ke-2 kami alhamdulillah lancar. Tapi setelah ini, kami harus menghadapi momen yang sama sekali asing bagi kami sebagai warga negara Indonesia di Malaysia : urusan administrasi bayi.

Pendahuluan

Hasil akhir dari mengurus administrasi bayi WNI di luar negeri adalah paspor. Dengan paspor, kita sudah "bebas" mau keluar masuk Indonesia, termasuk juga bayi. Untuk kami di Malaysia, setidaknya ada 4 langkah yang harus kita lakukan untuk mengurus administrasi bayi ini:

1. Mendaftarkan kelahiran di JPN

2. Legalisir sijil kelahiran di Kementerian Luar Negeri Malaysia

3. Mendaftarkan kelahiran di Konsuler KBRI

4. Membuat paspor

1. Mendaftarkan Kelahiran di JPN

Setelah bayi lahir, biasanya dari pihak hospital akan memberi surat/formulir yang harus kita isi dan nanti akan diserahkan ke JPN.

Untuk persyaratan dokumen yang perlu dibawa ke JPN, bisa cek link ini.

Tidak ada yang rumit pada tahap ini, kecuali mendaftar antrian online ke JPN, karena untuk pergi ke JPN kita harus mendapat slot antrian dulu. Bagi kami, tantangan sebenarnya di sini, karena pendaftaran bayi harus tidak lebih dari 60 hari setelah hari kelahiran. Jika melebihi 60 hari, maka kita kena denda RM50.

Belajar dari pengalaman, kami sarankan – Setelah tahu kapan HPL bayi lahir, langsung daftar antrian slot JPN di sini. Karena slot ini cepat sekali penuhnya & orang-orang rebutan untuk dapat antrian.

Di JPN ini kita akan mendapat sijil kelahiran (akta lahir) warna pink.

Contoh Sijil Kelahiran Bukan Warga Negara

Setelah dapat sijil kelahiran ini, kita langsung menuju ke Kementerian Luar Negeri Malaysia.

Catatan

• Bayaran: RM3.50 untuk plastic cover sijil kelahiran.

• Daftar online di sini

2. Legalisir Sijil Kelahiran di Kementerian Luar Negeri Malaysia

Proses ke-2 ini cukup mudah, kita hanya perlu membawa dokumen yang kita bawa ke JPN tadi, dan sijil kelahiran (kalau tidak salah saya, cuma perlu sijil kelahiran saja. Tapi untuk amannya, bawa saja dokumen-dokumen yang kita bawa ke JPN tadi).

Lokasi Kementerian Luar Negeri Malaysia ini berada di Wisma Putra Putrajaya. Selain di Putrajaya, saya kurang tahu apakah di daerah lain ada juga kantor Kementerian Luar Negeri ini. Yang tahu infonya bisa berikan komentar di bawah ya!

Sesampainya di Wisma Putra, kita cukup kasih tahu ke petugas di gerbangnya: "saya nak cop sijil kelahiran", lalu petugasnya akan mengarahkan kita harus menuju ke mana.

Wisma Putra – Kementerian Luar Negeri Malaysia

Di Wisma Putra ini kita akan mendapat sijil kelahiran yang sudah dilegalisir (dicop di belakang sijil). Nah, sijil yang sudah dicop ini yang akan kita gunakan untuk mendaftar kelahiran di Konsuler KBRI.

Catatan

• Bayaran: RM20

• Walk-in saja, tanpa daftar online

3. Mendaftarkan Kelahiran di Konsuler KBRI

Mendaftar Jadwal Antrian Pendaftaran

Berbeda dengan mendaftar antrian paspor di KBRI, untuk mendaftar kelahiran ini kita akan menghubungi Konsuler KBRI melalui permohonan e-mail.

Ada 3 dokumen yang harus dilengkapi untuk mendaftar antrian Konsuler KBRI ini:

1. Sijil Kelahiran JPN + cop legalisir

2. Paspor ayah dan ibu

3. Surat nikah

Dokumen-dokumen ini cukup difoto dengan jelas (di-scan lebih baik) dan dilampirkan di dalam e-mail.

Teman-teman bisa menggunakan template email ini untuk memohon antrian di Konsuler KBRI:

Selamat pagi, Saya (Nama Anda), ingin memohon tanggal temu janji untuk mendaftar kelahiran anak saya bernama (Nama Anak Anda).  Berikut terlampir dokumen-dokumen yang diperlukan.

1. Sijil kelahiran dari JPN (Jabatan Pendaftaran Negara) yang dilegalisir oleh Kementerian Luar Negeri Malaysia

2. Paspor ayah dan ibu

3. Surat Nikah

Terima kasih

Kirim ke appointment.konsulerkl@kemlu.go.id dengan subjek email Permohonan Temu Janji Pendaftaran Kelahiran Anak dari WNI di Malaysia (NAMA ANDA). Dari pihak Konsuler KBRI akan membalas e-mail kamu beserta jadwal yang diberikan.

Balasan dari Konsuler KBRI

Pendaftaran Kelahiran di Konsuler KBRI

Sebelum hadir ke KBRI, kita cek dulu kelengkapan persyaratannya :

1. Sijil kelahiran dari JPN (Jabatan Pendaftaran Negara) yang dilegalisir oleh Kementerian Luar Negeri Malaysia

2. Paspor ayah dan ibu yang tertera dalam sijil JPN

3. Paspor ayah dan ibu yang masih berlaku

4. Surat Nikah (jika surat nikah berasal dari negara lain harus melegalisir surat nikah tersebut ke Kedutaan tempat yang mengeluarkan surat nikah tersebut dan dilegalisir ke Kemlu Malaysia)

5. Semua dokumen asli dan difotokopi sebanyak 2 rangkap

Kita datang sesuai jadwal yang diberikan oleh Konsuler KBRI. Masuk lewat pintu sebelah kanan, lalu petugas satpam akan mengkonfirmasi kesesuaian jadwal kita.

Sampai di dalam, kita mengambil nomor antrian, dan tunggu dipanggil. Suasana di Konsuler KBRI ini relatif sepi jika dibanding dengan bagian Imigrasi KBRI. Dengan suasana sepi ditambah acara TV lagu-lagu Indonesia di sana, membuat momen menunggu jadi kurang terasa lama.

Nomor antrian & menunggu panggilan

Di loket Konsuler itu kita serahkan dokumen yang kita siapkan tadi, dan mengisi formulir yang disediakan oleh petugas. Setelah selesai semua urusan di loket tersebut, kita tunggu surat yang akan diberikan oleh petugasnya. Surat yang diberikan adalah surat pernyataan kelahiran, yang akan kita gunakan untuk mendaftar paspor. Juga nanti akan diberikan nomor antrian khusus bayi, jadi kita tidak perlu mengantri lagi di Imigrasi nanti.

4. Membuat Paspor

Setelah urusan di Konsuler tadi selesai, mereka akan memberi kita nomor antrian khusus bayi. Nomor antrian ini untuk kita mendaftarkan paspor di bagian imigrasi (tanpa mengikut antrian normal yang ramai).

Lokasi Imigrasi ini terletak di bawah (tidak perlu keluar gedung KBRI), masuk ke dalam dan kalau bisa tanya petugasnya di mana lokasi imigrasi pembuatan paspor bayi. Nanti akan diarahkan menuju loket-loket pembuatan paspor (Loket 6 untuk pembuatan paspor bayi).

Belajar dari pengalaman, kami sarankan – Sesampainya di loket 6, langsung beri tahu petugas pada loket tersebut bahwa kita ingin membuat paspor bayi. Karena jika tidak diberi tahu, nomor antrian kita tidak akan dipanggil oleh petugas loket.

Di loket pembuatan paspor, kita serahkan dokumen yang kita dapat dari Konsuler tadi. Bagi kami prosesnya cukup lancar. Yang menantang cuma pada saat pemotretan bayi karena bayinya harus dipegang sedemikian rupa & bayinya harus lihat kamera.

Mengantri panggilan untuk pembuatan paspor

Kasih tahu petugasnya kalau kita ingin paspornya dikirim melalui pos. Setelah urusan di loket ini selesai, nanti akan diarahkan ke loket 30-33 untuk pendaftaran alamat pos.

Di loket pendaftaran alamat pos kita akan memilih ke pos mana paspor kita akan dikirim. Ikuti saja prosedur dari petugas loketnya.

Selesai, alhamdulillah.

Catatan

• Bayaran: RM100

Pelajaran yang Kami Dapat

Alhamdulilllah sudah terlewati proses administrasi yang lumayan ribet ini karena prosesnya cukup memakan waktu & tenaga.

Pada hari H ke KBRI, kami pulang-pergi naik MRT. Kalau teman-teman ingin ke KBRI menggunakan MRT, berhenti di MRT TRX dan jalan kaki ke KBRI sekitar 10 menit.

Sepulang dari KBRI, anak-anak kami mulai demam. Lalu dua hari kemudian saya & istri pun menyusul demam juga. Qadarullah, setelah rapid test mandiri akhirnya kami ternyata positif Covid-19. Kami berspekulasi ini karena kecapekan di perjalanan, ditambah banyak berpapasan dengan orang-orang di Imigrasi KBRI. Doakan kami cepat sembuh ya, aamiin.

Dari semua urusan ini kami mendapat beberapa pelajaran :

1. Daftar seawal mungkin antrian online yang ada. Seperti pendaftaran JPN, paspor, dll.

2. Kalau bisa pergi ke KBRI menggunakan mobil pribadi atau e-hailing (Grab dan sejenisnya), untuk meminimalisir ketemu orang banyak dan tidak capek berjalan kaki.

3. Sebisa mungkin hindari orang ramai, seperti antrian loket di Imigrasi itu sebisa mungkin tidak perlu lama-lama di dalam.

Itu saja untuk kali ini. Semoga kita semua diberi kesehatan oleh Allah SWT, dapat menjalankan aktifitas seperti biasa, dan mendapat rezeki yang berkah di sisi Allah SWT, aamiin.